การสร้างบัญชี (Accounts)

[openerp_docman]

เริ่มแรกต้องทำการสร้างสกุลเงินที่จะใช้ในการซื้อ-ขายก่อน ในที่นี้ คือ สกุลเงินบาท ซึ่งในโปรแกรมไม่ได้มีมาให้ ผู้ใช้งานต้องทำการสร้างขึ้นมาใช้เอง โดยผู้ใช้สามารถเข้าไปสร้างได้ที่เมนู Financial Management > Configuration > Currencies

20.png

เมื่อเข้ามาที่การสร้างสกุลเงินแล้ว จะเห็นว่ามีสกุลเงินต่างชาติมากมาย แต่ในที่นี้ต้องการสร้างสกุลเงินบาท ผู้ใช้สามารถสร้างได้โดยกดปุ่ม New เพื่อทำการสร้างสกุลเงิน

21.png

เมื่อกดปุ่ม New แล้ว จะปรากฏหน้าต่างใหม่ขึ้นมา ผู้ใช้สามารถกรอกรายละเอียด พร้อมทั้งตั้งค่าสกุลเงินบาทได้ (ขึ้นอยู่กับผู้ใช้งาน)

22.png

[openerp_docman]

เมื่อทำการกรอกรายละเอียดของสกุลเงินเสร็จแล้ว ผู้ใช้จะต้องตั้งค่า Rate ของสกุลเงินที่สร้างขึ้นมาด้วย มิเช่นนั้น เมื่อทำการซื้อขายผ่านโปรแกรมแล้ว จะเกิดข้อผิดพลาดระหว่างการทำงานได้ โดยการตั้ง Rate ของสกุลเงินนั้น สามารถเข้าไปทำการตั้งค่าได้ที่แถบการทำงาน Rate แล้วกดที่ปุ่ม (New) ดังในรูปที่ 22 เมื่อกดเข้ามาแล้ว จะปรากฏหน้าต่างขึ้นมา ให้ผู้ใช้ทำการกรอก Rate ของสกุลเงินตามช่องที่โปรแกรมให้มา โดยในที่นี้ Rate ที่ตั้งค่าไว้จะเท่ากับ 1.00

23.png

เมื่อตั้งค่าเสร็จจะปรากฏ Rate ของสกุลเงินเพิ่มขึ้นมาที่หน้าต่าง Currencies

24.png

เมื่อทำการสร้างสกุลเงินเสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อไปจะเป็นการกำหนด Payment Terms ที่ต้องใช้ในการสร้างระบบบัญชี โดยการกำหนด Payment Terms สามารถเข้าไปได้ที่เมนู Financial Management > Configuration > Payment Terms

25.png

[openerp_docman]

เมื่อเข้ามาที่หน้าต่างการกำหนด Payment Terms แล้ว จะเห็นว่ามี Payment Terms ที่เป็นการจ่ายแบบ 30 วันมาให้อยู่แล้ว แต่เนื่องจากกรณีเป็นการขายแบบ Point of Sale จึงจำเป็นต้องมี Payment Terms ที่เป็นการจ่ายเงินแบบ ณ ปัจจุบัน ผู้ใช้จึงต้องทำการสร้าง Payment Terms ขึ้นมาใหม่

26.png

เมื่อเข้ามาแล้วให้กดปุ่ม New เพื่อทำการสร้าง Payment Terms ขึ้นมาใหม่ จะปรากฏหน้าต่างเพื่อทำการกรอกข้อมูลของ Payment Terms ที่ต้องการสร้าง โดยในที่นี้จะกำหนดเป็น Now คือ การจ่ายเงิน ณ ปัจจุบันที่มีผู้มาซื้อของ โดยมี Number of Days และ Day of the Month เป็น 0

27.png

หลังจากตั้งค่า Payment Terms แล้ว จากนั้นจะทำการตั้งค่า Account Types เพราะว่า Account Types นั้นจำเป็นต้องใช้ในการสร้างบัญชีและผังบัญชีต่างๆ โดยผู้ใช้งานสามารถเข้าไปสร้าง Account Types ได้ที่เมนู Financial Management > Configuration > Account Types

28.png

[openerp_docman]

Account Types ที่จะสร้างนั้นมี View Income Expense Cash โดยรายละเอียดการสร้างนั้นแสดงตามรูปที่ 29 โดยแต่ละ Types จะมีการสร้างที่เหมือนกัน ในที่นี้จึงแสดงการสร้าง View เพียงแค่ Type เดียว

29.png

หลังจากสร้าง Account Types เสร็จแล้ว ก็จะสร้าง List of Accounts หรือบัญชี โดยบัญชีที่สร้างจะมีบัญชี Main Receivable Main Payable Petty Cash Products Purchase Products Sales Chart of Account โดยผู้ใช้สามารถเข้าไปสร้าง List of Account ได้ที่เมนู Financial Management > Configuration > Financial Accounts > List of Accounts

30.png

Account แรกที่สร้าง คือ Chart of Account ซึ่งเปรียบเสมือนเป็นที่รวม Account หรือบัญชีทุกบัญชีที่ผู้ใช้สร้างขึ้น โดย Chart of Account นี้มี Type ของ Account เป็น View

31.png

[openerp_docman]

ต่อมาจะเป็นบัญชี Main Receivable โดยการตั้งค่า สามารถดูได้ตามรูป

32.png

ต่อมาจะเป็นบัญชี Main Payable โดยการตั้งค่า สามารถดูได้ตามรูป

33.png

ต่อมาจะเป็นบัญชี Petty Cash โดยการตั้งค่า สามารถดูได้ตามรูป

34.png

[openerp_docman]

ต่อมาจะเป็นบัญชี Products Purchase โดยการตั้งค่า สามารถดูได้ตามรูป

35.png

ต่อมาจะเป็นบัญชี Products Sales โดยการตั้งค่า สามารถดูได้ตามรูป

36.png

เมื่อสร้างบัญชีทุกบัญชีเสร็จแล้ว กลับมาดูที่ List of Accounts จะพบว่ามีบัญชีที่ได้สร้างขึ้นมาปรากฏอยู่ในหน้าต่าง

37.png

[openerp_docman]

เมื่อสร้าง List of Accounts เสร็จแล้ว ต่อมาจะสร้าง Financial Journals ซึ่งเป็นตัวที่คอยทำการเชื่อมบัญชีต่างๆที่สร้างขึ้นมาในขณะที่เกิดการซื้อ-ขาย โดยการสร้างต้องเข้าไปที่เมนู Financial Management > Configuration > Financial Accounts > Financial Journals

Journal แรกที่สร้าง คือ Sales Journal ซึ่งการตั้งค่าสามารถดูได้ตามรูป

38.png

ต่อมาจะเป็น Sales Credit Notes Journal โดยการตั้งค่า สามารถดูได้ตามรูป

39.png

ต่อมาจะเป็น Expenses Journal โดยการตั้งค่า สามารถดูได้ตามรูป

40.png

[openerp_docman]

ต่อมาจะเป็น Expenses Credit Notes Journal โดยการตั้งค่า สามารถดูได้ตามรูป

41.png

ต่อมาจะเป็น Bank Journal โดยการตั้งค่า สามารถดูได้ตามรูป

42.png

ต่อมาจะเป็น Checks Journal โดยการตั้งค่า สามารถดูได้ตามรูป

43.png

ที่มา : นายธีรพัฒน์ เสริตานนท์ และ นายปกรณ์ เตชะกิจกุล ภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น , sisley.en.kku.ac.th

[Sornram]

ขอขอบคุณข้อมูลครับ มีประโยชน์มาก จอบคุณจิงๆครับผม