การสร้างฐานข้อมูลการใช้งาน (Database)

[openerp_docman]

ก่อนการใช้งานโปรแกรม ผู้ใช้งานต้องสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาก่อน จึงจะสามารถใช้งานโปรแกรม Open ERP ได้

ขั้นตอนการสร้างฐานข้อมูลของโปรแกรม Open ERP โดยเข้าไปที่เมนู File > Databases > New database

1.png

หลังจากทำงานในส่วนข้างต้นแล้ว ผู้ใช้งานจำเป็นต้องกรอกรายละเอียดของฐานข้อมูลให้กับโปรแกรม โดยผู้ใช้งานต้องกรอก Master Password (ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้) New database name (ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้) Default Language (ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้) Administrator Password (เป็นรหัสสำหรับเข้าทำงานโปรแกรม ขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้) Confirm Password (เป็นการยืนยัน Administrator อีกครั้ง) และเช็คเครื่องหมายถูกหน้าข้อความ Load Demonstration data ออก เพื่อไม่ให้โปรแกรมติดตั้งฐานข้อมูลตัวอย่างไว้ที่ฐานข้อมูลของผู้ใช้ จากนั้นเลือก Create

2.png

หลังจากตั้งค่าเริ่มต้นการใช้งานของฐานข้อมูลแล้ว จะปรากฏหน้าต่างสรุปการตั้งค่าของผู้ใช้งานมาให้ หากต้องการทำงาน ณ ขณะนั้น ให้ผู้ใช้งานกดปุ่ม Connect now

3.png

[openerp_docman]

หลังจากตั้งค่าฐานข้อมูลเสร็จแล้ว ขั้นตอนต่อไปจะเป็นการเลือก Profile สำหรับการใช้งาน ในที่นี้ให้เลือกเป็น Accounting Only Profile เนื่องจากจะทำงานในส่วนของบัญชีการเงิน หากผู้ใช้ต้องการใช้โปรแกรมในด้านอื่นๆ ก็สามารถเลือกการตั้งค่าของ Profile แบบอื่นๆได้ตามต้องการ

4.png

หลังจากนั้นโปรแกรมจะเข้ามาสู่หน้าการตั้งค่าที่เกี่ยวกับบริษัทหรือร้านค้าของผู้ใช้งาน ผู้ใช้งานสามารถกรอกรายละเอียดต่างๆที่จะบ่งบอกถึงบริษัทหรือร้านค้าของตนเองได้ผ่านทางหน้าต่างนี้

5.png

เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว โปรแกรมจะกลับมาสู่หน้าสรุปการตั้งค่าการทำงานของโปรแกรมอีกครั้ง หากการตั้งค่าของโปรแกรมถูกต้องตามที่ผู้ใช้ต้องการ สามารถดำเนินการทำงานของโปรแกรมได้ด้วยการกดปุ่ม Install เพื่อทำการติดตั้งฐานข้อมูลและส่วนการทำงานที่เป็นระบบบัญชี

6.png

[openerp_docman]

หลังจากโปรแกรมติดตั้งฐานข้อมูลและระบบการทำงานที่เป็นระบบบัญชีที่ได้รับการตั้งค่าผ่านทางผู้ใช้เสร็จสิ้นแล้ว ผู้ใช้งานสามารถทำการตั้งค่าการทำงานของโปรแกรมที่ติดตั้งเมื่อสักครู่ได้โดยการกดปุ่ม Start Configuration เพื่อเป็นการเริ่มต้นการตั้งค่าเกี่ยวกับการทำงานของโปรแกรม เช่น หน้าต่างการทำงาน สิทธิ์ผู้ใช้งาน เป็นต้น

7.png

เมื่อเข้ามาหน้าต่างการตั้งค่าการทำงานของโปรแกรม สิ่งแรกที่ผู้ใช้ต้องทำการเลือกคือจะให้หน้าต่างโปรแกรมมีการทำงานแบบใด โดยในที่นี้เลือกเป็น Simplified Interface

8.png

หลังจากเลือกหน้าตาการทำงานของโปรแกรมแล้ว ขั้นต่อไปจะเป็นการเพิ่มผู้ที่มีสิทธิ์ใช้งานโปรแกรม โดยผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าได้ว่า จะให้ใครสามารถใช้งานโปรแกรมนี้ได้ และให้ใช้งานในส่วนใด หน้าที่ใด โดยเลื่อนแถบการทำงานไปที่ Group และ Role

9.png

[openerp_docman]

เมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนการกำหนดสิทธิ์การใช้งานของโปรแกรมแล้ว ก็จะเข้ามาสู่ขั้นตอนการกำหนดปีงบประมาณของโปรแกรม โดยในส่วนรายละเอียดของปีงบประมาณผู้ใช้งานสามารถกรอกได้ตามความต้องการ แต่ในส่วนของการเลือกผังบัญชี (Chart of account) ให้เลือกเป็น None เนื่องจาก ผู้ใช้จะต้องทำการสร้างบัญชีและผังบัญชีใหม่ทั้งหมด

10.png

เมื่อกำหนดผังบัญชีเสร็จแล้ว โปรแกรมจะเข้าสู่หน้าต่างสรุปการตั้งค่าที่ผ่านมา

11.png

หลังจากนั้นจะเป็นการเลือกติดตั้งโมดูลพิเศษที่เพิ่มเข้ามาสำหรับอำนวยความสะดวกในการใช้งาน หากผู้ใช้งานต้องการติดตั้งโมดูลพิเศษเพิ่มเติม สามารถเลือกได้ที่หน้าต่างการทำงานนี้ หรือถ้าหากว่าไม่ต้องการติดตั้งโมดูลใดๆเพิ่มเติม ก็สามารถกด Install ได้เลย โปรแกรมก็จะทำการติดตั้งส่วนที่ผู้ใช้งานได้ทำการตั้งค่าเพิ่มเติมเข้ามาเท่านั้น

12.png

[openerp_docman]

เมื่อเสร็จสิ้นการตั้งค่าแล้ว จะปรากฏหน้าต่างหลักของโปรแกรมในระบบบัญชี

13.png

เมื่อเข้าสู่หน้าต่างหลักของโปรแกรมแล้ว หากผู้ใช้งานต้องการที่จะติดตั้งโมดูลอื่นๆเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่โปรแกรมได้ติดตั้งเข้ามาแล้วข้างต้น สามารถเข้าไปติดตั้งโมดูลเพิ่มเติมได้ที่เมนู Administration > Modules > Uninstalled Modules

14.png

เมื่อเข้ามาสู่หน้า Uninstalled Modules แล้ว จะเห็นโมดูลต่างๆมากมายที่แสดงด้วยตัวหนังสือสีแดง ซึ่งหมายความว่าโมดูลเหล่านั้น เป็นโมดูลที่ยังไม่ได้ติดตั้งลงสู่ฐานข้อมูล หากผู้ใช้งานต้องการติดตั้งโมดูลใด ให้เลือกโมดูลนั้น แล้วกด Schedule for installation เมื่อได้โมดูลที่ต้องการติดตั้งครบทั้งหมดแล้วให้กด Apply scheduled upgrades เพื่อให้โปรแกรมติดตั้งโมดูลที่ผู้ใช้ได้เลือกไว้ โดยในที่นี้ ได้ทำการติดตั้งโมดูล Point of Sale โดยโมดูลนี้จะติดตั้งโมดูลที่จำเป็นสำหรับการขายหน้าร้าน เช่น Sales Management Purchase Management Point of Sale เป็นต้น

15.png

[openerp_docman]

เมื่อกด Apply Scheduled Upgrades แล้วจะปรากฏหน้าต่างที่แสดงว่าโมดูลใดบ้างที่ติดตั้งเพิ่มเข้าไป จากนั้นกดปุ่ม Start Upgrade เพื่อทำการติดตั้งโมดูลนั้นๆ

16.png

เมื่อติดตั้งโมดูลเพิ่มเติมตามที่ต้องการแล้ว จะปรากฏหน้าต่างให้ผู้ใช้งานเริ่มต้นทำการตั้งค่าโมดูลนั้นๆ โดยการกดปุ่ม Start configuration

17.png

เมื่อเข้ามาสู่หน้าต่างการตั้งค่าแล้ว จะปรากฎหน้าต่างการตั้งค่า Sales Configuration มาเป็นอันดับแรก โดยตั้งการทำงานของ Sales Configuration ตามรูปที่ 18 หลังจากตั้งค่าเสร็จแล้วให้กดปุ่ม Set default เพื่อเสร็จสิ้นการตั้งค่าของส่วนนี้

18.png

[openerp_docman]

เมื่อเสร็จสิ้นการตั้งค่าส่วนนี้แล้ว โปรแกรมจะกลับมาสู่หน้าต่างหลัก จะสังเกตเห็นว่าหน้าต่างหลักของโปรแกรมจะมีโมดูลที่ผู้ใช้งานได้เพิ่มเข้ามา ปรากฏอยู่ที่แถบเมนูทางด้านซ้ายมือ

19.png

ที่มา : นายธีรพัฒน์ เสริตานนท์ และ นายปกรณ์ เตชะกิจกุล ภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น , sisley.en.kku.ac.th