การสร้างรายการให้กับบัญชี (Account Entries)

[openerp_docman]

การสร้าง Entries คือ การเพิ่มรายการทางบัญชีให้กับบัญชีใดบัญชีหนึ่งในผังบัญชี ซึ่งในที่นี้ทำการสร้าง Entries ขึ้นมาเพื่อกำหนดเงินเริ่มต้นในบัญชีที่สร้างขึ้นมา เพราะว่าบัญชีที่สร้างขึ้นใหม่นั้นไม่มีจำนวนเงินในบัญชีเลย ผู้ใช้จึงต้องทำการสร้าง Entries ขึ้นมาก่อน โดยจำนวนเงินนั้นขึ้นอยู่กับผู้ใช้งานว่าต้องการกำหนดเป็นจำนวนเงินเท่าไร โดยการสร้าง Account Entries นั้นเข้าไปสร้างได้ที่เมนู Financial Management > Configuration > Financial Accounts > List of Accounts

เมื่อเข้ามาที่ List of Account แล้ว จะเห็นบัญชีที่ได้สร้างไว้ก่อนหน้า หากผู้ใช้ต้องการสร้าง Entries ให้กับบัญชีใด ก็กดเข้าไปที่บัญชีนั้น แล้วทำการสร้าง Entries ได้ ในที่นี้จะสร้าง Entries ของบัญชี Main Receivable

1.png

เมื่อเข้ามาที่บัญชี Main Receivable แล้วจะเห็นรายละเอียดต่างๆของบัญชี และหากต้องการสร้าง Entries ก็กดปุ่ม Entries ที่อยู่ทางด้านขวามือ

45.png

เมื่อเข้ามาที่หน้าต่างการสร้าง Entries แล้วให้กดปุ่ม New เพื่อทำการสร้าง Entries ขึ้นมาใหม่ เมื่อกดแล้วจะปรากฏ Entries ของบัญชีที่ผู้ใช้ได้เลือกไว้ขึ้นมาใหม่

46.png

[openerp_docman]

การสร้าง Entries นั้นจำเป็นจะต้องกรอกข้อมูลที่โปรแกรมต้องการให้ครบถ้วน มิเช่นนั้น จะไม่สามารถทำการสร้าง Entries ได้ และการใส่จำนวนเงินของบัญชีที่เลือกมา จะต้องใส่ให้ตรงกับหลักการบัญชีคู่ คือ ต้องมีบัญชีทั้งทางด้าน Credit และ Debit เพื่อที่ว่าบัญชีนั้นๆจะได้มีความสมดุลซึ่งกันและกัน โดยการตั้งค่า Entries ของบัญชี Main Receivable จะเพิ่มจำนวนเงินทางด้านของ Debit

47.png

Entries แต่ละ Entries นั้นจะต้องทำการเลือก Period ของการทำงาน มิเช่นนั้นจะไม่สามารถสร้าง Entries ขึ้นมาใหม่ได้ และยังทำให้ข้อมูลทางบัญชีบกพร่องอีกด้วย โดยการเลือก Period นั้นจำเป็นต้องเลือก Period ในช่วงเดือนที่ทำการสร้าง Entries ขึ้นมา โดยในที่นี้เลือกเป็นเดือนกุมภาพันธ์

48.png

เมื่อเพิ่ม Entries ให้กับบัญชี Main Receivable แล้ว จำเป็นที่จะต้องเพิ่มเงินให้อีกบัญชีหนึ่ง ซึ่งเป็นบัญชีที่มีความเกี่ยวข้องควบคู่กันไป ซึ่งก็คือบัญชี Main Payable โดยในบัญชีนี้จะเพิ่มจำนวนเงินทางด้านของ Credit และต้องทำการเชื่อมบัญชีระหว่างบัญชี Main Receivable กับบัญชี Main Payable เข้าด้วยกัน โดยใช้ในส่วนของการ Move บัญชี ซึ่งการ Move บัญชีนั้นจะต้องเลือกบัญชีที่ทำงานควบคู่กันให้ถูกต้องด้วย

49.png

[openerp_docman]

เมื่อเพิ่ม Entries ให้กับบัญชีทั้งสองบัญชีเสร็จแล้ว กลับมาดูที่ Entries ของบัญชี Main Receivable อีกครั้งจะพบว่ามี Entries เกิดขึ้นมา 2 Entries โดยมีเงินด้าน Credit และ Debit เท่ากัน และบัญชีก็ถูก Move เข้ามาหากัน สังเกตได้จาก คอลัมน์ Move จะมี *1 ปรากฏอยู่

50.png

จากนั้นกลับมาดูที่ List of Account จะเห็นว่ามีจำนวนเงินที่ผู้ใช้ได้เพิ่มเข้าไปเมื่อสักครู่ปรากฏที่บัญชี Main Receivable และบัญชี Main Payable

51.png

ที่มา : ที่มา : นายธีรพัฒน์ เสริตานนท์ และ นายปกรณ์ เตชะกิจกุล ภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์ คณะวิศวกรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น , sisley.en.kku.ac.th